Le Guide des meilleurs logiciels pour organiser des vidéoconférences et des webinaires (édition 2020)

Guide webinaires videoconferences

Vu le contexte d’urgence sanitaire, le recours aux solutions de télétravail telles que les conférences téléphoniques, les vidéoconférences et les webinaires est devenu une nécessité.  

Le choix de logiciels est grand. Entre les solutions simples et gratuites d’une part, et les outils sophistiqués et payants, comment faire le bon choix ?

Pour aider les entreprises à se lancer sans délai, ni improvisation, j’ai testé plusieurs solutions et partage avec vous un comparatif.

Table des matières

Webinaires et Vidéoconférences : Quelles sont les différences ? 

La vidéoconférence

La vidéoconférence consiste à ajouter un flux vidéo à une conférence téléphonique classique. Ceci permet d’enrichir la communication avec des expressions non-verbales. 

La vidéoconférence permet de remplacer une réunion “physique” classique par une réunion en ligne regroupant un nombre limité de participants (de deux à une dizaine de participants). Chacun des intervenants est susceptible de prendre la parole au cours de la réunion. L’interactivité joue donc un rôle central. 

Le webinaire

Le webinaire (ou “webinar” en anglais) est un terme issue de la combinaison des mots “web” et “séminaire”. Un webinaire peut être diffusé “en direct” ou “à la demande”. 

Selon la solution utilisée, un webinaire peut rassembler plusieurs dizaines, voire plusieurs centaines ou milliers de participants. Un webinaire vise principalement à transmettre un message ou une communication d’un nombre limité d’intervenants vers un public large. 

Que pouvez-vous faire en vidéoconférence ou webinaire ?

Avec les webinaires et videoconferences, vous pouvez réaliser à distance une multitude d’activités : 

  • Présentation et démonstrations de produits ou de services ; 
  • Réunions d’équipes ; 
  • Séminaires et formations ;  
  • Entretiens d’embauche ;
  • Réunions de suivi avec vos clients ; 
  • Briefing internes et externes. 

Webinaires et Vidéoconférences : Fonctionnalités

Les principales fonctionnalités sont les suivantes: 

  • Diffusion vidéo en streaming ; 
  • Communication orale via le web (ou relais téléphonique) ;
  • Communication écrite en direct avec un module de messagerie ;
  • Partage d’écran ; 
  • Présentation, annotation et partage de documents (et partage d’écran) ; 
  • Mise à disposition et téléchargement de fichiers ; 
  • Questionnaires et sondages ; 
  • Possibilité d’enregistrer les conférences et de les re-diffuser. 

Webinaires et vidéoconférences: Quels sont les avantages et les inconvénients ?

Avantages Inconvénients 
Réduction des risques de santé, distance sociale maintenue.  Des problèmes techniques peuvent compliquer l’organisation de l’événement, voire l’interrompre
Economie de frais (déplacement, catering, etc.) Dépendance technique (Accès Internet haut-débit et matériel informatique) 
Un grand nombre de participants peuvent participer simultanémentLes participants peuvent être distraits par d’autres activités
Le conférencier peut échanger des informations et fichiers avec les participants supports et fichiers Le conférencier n’a pas de contact “direct” avec son audience. 
L’enregistrement des contenus et la re-diffusion sont facilités  

Guide des solutions de référence 

Zoom – La solution de référence 

Zoom est l’une des meilleures plateformes logicielles de webinaires disponibles. 

Son interface est intuitive et les fonctionnalités sont nombreuses.   

Zoom propose des options audio et vidéo en haute définition. 

Zoom s’intègre avec Microsoft Outlook et le calendrier de Google.

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Zoom : Aperçu des fonctionnalités 

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Zoom : Aperçu des tarifs 

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Avantages

Zoom est une solution particulièrement attrayante pour les sociétés et organisations de moyenne ou grande taille qui souhaite déployer une solution performante et déjà largement adoptée. 

Inconvénients

Pour les fonctionnalités avancées, les coûts peuvent cependant rapidement augmenter (même si pour des structures plus petites, la formule de base gratuite est une option à considérer). 

L’installation de l’application Zoom peut poser des difficultés pour certains utilisateurs (selon le type de matériel utilisé et les paramètres de sécurité appliqués). 

Whereby : Un outil simple et efficace

Whereby (anciennement dénommée “Appear.in”) est une solution simple et efficace pour organiser des webinaires et visioconférences.  

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Whereby : Aperçu des fonctionnalités et tarifs 

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Avantages : 

Whereby offre une solution abordable, facile et complète. 

L’utilisation de Whereby ne nécessite pas d’installer de logiciel. 

Le plan gratuit de Whereby répond déjà bien aux principaux besoins de PMEs et indépendants. L’offre payante offre un bon rapport qualité-prix pour les petites structures. 

Inconvénients : 

Whereby  n’est disponible qu’en anglais. Le nombre de participants est limité (jusqu’à 50 en version Beta).

Lien : https://whereby.com 

GoToMeeting & GoToWebinar : Une solution puissante et hybride

GoToMeeting et GoToWebinar constitue une offre combinée pour vidéoconférence et webinaires 

GoToMeeting : Fonctionnalités 

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GoToWebinar : Fonctionnalités 

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GoToMeeting & GoToWebinar : Aperçu des tarifs 

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Avis

GoToMeeting & GoToWebinar offrent une solution avancée pour les structures moyennes et grandes. Il s’agit d’un des principaux concurrents de Zoom.

Lien: https://www.gotomeeting.com/fr-be 

Teams – La solution de Microsoft 

Microsoft Teams est une application de communication collaborative de Microsoft. Ce service fait partie de la suite Microsoft Office 365.

Initialement perçue comme une solution concurrente à la messagerie Slack, l’application Teams a été dotée de fonctionnalités puissante de vidéocommunication (notamment à la suite du rachat de Skype par Microsoft).  

Teams : Aperçu des fonctionnalités  

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Teams : Aperçu des tarifs 

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Avis

Avantages:  

Pour les entreprises qui disposent de licence Office 365 Business Premium, Teams offre l’avantage d’une solution “prête à l’emploi” intégrée dans la suite de autres outils de Microsoft.  

Inconvénients:  

La prise en main de Teams pour les besoins de l’organisation de vidéoconférence peut nécessiter de se familiariser au préalable avec les autres fonctionnalités du logiciel. Selon les besoins et profils des utilisateurs, ceci peut être une opportunité d’élargir le champ de la collaboration en ligne ou une source de complexité à la mise en oeuvre. Certains utilisateurs considèrent également que Teams manque d’interopérabilité avec des logiciels en dehors de la suite Microsoft. 

Lien: products.office.com 

Vectera – La solution belge, collaborative et accessible 

Vectera est une plateforme permettant la collaboration et l’organisation de réunions vidéos avec la possibilité d’éditer des documents en format “tableau blanc”. Vectera comprend également un module de prise de rendez-vous en ligne. 

Basée à Gand, Vectera est entreprise belge avec des clients dans plus de 96 pays.

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Vectera : Aperçu des fonctionnalités

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Vectera : Aperçu des fonctionnalités

NB: Outre l’essai gratuit, Vectera offre sa solution gratuitement jusqu’au 1er juin (un beau geste de solidarité en temps de crise).

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Avis

Avantages:  

Vectera répond en particulier au besoin de collaboration avec des clients ou parties externes. La solution permet de modifier la relation client et vise à la rendre plus efficace.

Inconvénients :  

Le nombre limité des fonctionnalités de Vectera sont à la fois sa force et sa faiblesse. Vectera permet l’organisation de vidéoconférence, mais pas de webinaires (la limite recommandée étant de 8 utilisateurs par session).  L’interface est disponible en anglais uniquement. 

Lien: www.vectera.com 

Ce guide vise à donner un aperçu des principales solutions que j’ai eu l’occasion de tester. 

Vous avez une autre solution à proposer ? Faites-le moi savoir en vue de faire évoluer cet article.

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Tarik Hennen