Comment organiser une conférence en ligne : 7 plateformes incontournables en 2020

Cover 7 plateformes incontournables pour organiser une conférence en ligne en 2020

Si vous souhaitez organiser une conférence en ligne, il n’y a jamais eu de meilleur moment pour le faire.

Avant 2020, vous n’y aviez peut-être jamais pensé. A l’inverse, comme moi, vous y avez peut-être souvent songé sans jamais y parvenir.

Maintenant, toutes les conditions sont remplies pour réussir à organiser une conférence ou un sommet en ligne :

  • de nombreux outils et logiciels facilitent la préparation, la promotion et l’organisation d’une conférence en ligne ;
  • la demande pour les événements et formations à distance n’a jamais été aussi forte ;
  • il est moins risqué de passer du présentiel au virtuel (souvent, il n’y d’ailleurs pas d’alternative).

Table des matières

Pourquoi organiser une conférence en ligne

Tout d’abord, posez-vous la question : pourquoi voulez-vous organiser une conférence en ligne ?

En pratique, les raisons peuvent être multiples.

Par exemple, il peut s’agir de :

  • Remplacer un évènement en présentiel qui doit être annulé ;
  • Rebondir face à la crise et générer des revenus en proposant un nouveaux format à vos clients ;
  • Poursuivre la formation d’équipes internes ou externes.

Aujourd’hui, tout le monde sait qu’il est possible d’organiser des évènements en ligne avec succès.

Et qui peut douter des opportunités que ce mode d’organisation peut offrir ?

Ceux qui hésitent encore sont probablement freinés par :

  • Des problèmes techniques et liés aux choix des bons outils ;
  • La concurrence et la multiplication d’offres d’événements en ligne ;
  • Des incertitudes sur les nouveaux modèles économiques et les façons de générer des revenus.

Rassurez-vous.

Aujourd’hui, en pratique, de nombreux outils facilitent l’organisation de conférences en ligne.

Et la concurrence ?

C’est en général un bon signe. Ce n’est pas parce qu’il y plusieurs salles de spectacle dans une ville que les gens arrêtent de se rendre à des concerts (au contraire). Le marché grandit avec l’offre. Il ne faut donc pas vous décourager (mais, comme dans tout, il faut évidemment se “démarquer”).

Comment organiser une conférence en ligne

Tout le monde ne sera pas d’accord moi. Mais je pense qu’organiser une conférence en ligne, c’est très similaire à organiser une conférence de façon traditionnelle.

Vous en doutez ?

Pourtant, en pratique, peu importe qu’une conférence soit en présentiel ou en ligne, il faut :

  • Croire en son idée de programme et être prêt à l’annoncer avant qu’il ne soit définitivement bouclé ;
  • Oser construire un programme autour d’oratrices et d’orateurs qui ne sont pas – encore – au courant de votre conférence (et qui n’ont pas pas donc pas encore accepté d’y participer) ;
  • Passer par un moment d’angoisse : quand après l’annonce de votre conférence les inscriptions se font attendre (et qu’ensuite sans qu’on sache toujours pourquoi les inscriptions de dernière minute semblent toujours arriver à la fois tard et juste à temps) ;
  • Parlant de dernière minute : il faut souvent composer avec des intervenants qui vous envoient des slides tardivement, voire quelques minutes avant le début d’une présentation (et qui ne comprennent pas toujours pourquoi vous ne seriez pas en mesure des les afficher tout de suite …).

Ceci étant l’organisation d’une conférence en ligne comporte des particularités.

Tout d’abord, vous devez choisir une plateforme de diffusion en ligne plutôt qu’une salle de conférence.

Ensuite, vous devez apprendre à organiser et à modérer des débats sur petit écran et à distance plutôt que sur une scène et dans une salle devant une audience. Vous devez aussi faire en sorte que l’audience soit suffisamment “captivée” (il est en effet plus passible de “zapper” une conférence en ligne que de sortir d’une salle au milieu d’une conférence).

7 plateformes incontournables pour organiser une conférence en ligne en 2020

En matière de plateformes de diffusion pour votre conférence en ligne, vous avez maintenant l’embarras du choix.

Faire le choix d’une plateforme est une étape importante, mais pas cruciale.

Ne vous y trompez pas : Une bonne plateforme de conférence en ligne, c’est comme une belle salle de conférence : c’est un atout, mais ça ne remplace un bon programme, des intervenants de qualité et une bonne organisation.

Voici une liste de plateformes populaires. Chacune a ses avantages et inconvénients et plusieurs permettent d’arriver à un résultat similaire.

Zoom 

Zoom s’est imposée comme la plateforme de référence pour les réunions en ligne. De nombreuses conférences en ligne sont organisées avec Zoom.

Conference en ligne zoom - Apercu

Mais les fonctionnalités de Zoom sont limitées par rapport à d’autres plateformes plus “spécialisées” pour l’organisation de conférences en ligne.

Prix : Le plan de base est gratuit, mais l’organisation de webinaires sur Zoom fait partie de l’offre payante. Pour organiser des conférence avec 100 participants, la licence est de 37 euros par mois (et par utilisateur – qu’il ne faut pas confondre avec les participants). Pour 100 à 500 participantes, la licence est de 130 euros par mois (et par utilisateur). Et le prix continue d’augmenter avec le nombre de participants. 

WebinarJam

WebinarJam est une plateforme qui s’est imposée depuis plusieurs années pour l’organisation de webinaires. WebinarJam est développée par une société américaine.

WebinarJam conference en ligne - aperçu

Pour l’organisation d’une conférence en ligne, WebinarJam offre de multiples fonctionnalités :

WebinarJam - fonctionnalités

Prix : à partir de 499 $ par an (avec 14 jours d’essai gratuit et un 30 jours de garantie de remboursement).

Hopin

Hopin se présente comme une plateforme “tout en une” pour l’organisation de conférences et salons en ligne avec des fonctionnalités de networking et de sponsoring. La plateforme Hopin est développée par une société basée à Londres.

Hopin conference en ligne et webinaires - apercu

En organisant une conférence en ligne sur Hopin vous disposez de nombreux espaces et fonctionnalités comme :

  • Une “reception”
  • Une “scène principale”
  • Des salles annexes
  • Un espace de networking
  • Une zone d’expo pour des sponsors ou partenaires.

Prix : à partir de 99 $ par mois.

Aperçu de références et clients mentionnés sur le site de Hopin : TheFamily, Les Nations Unies, Dell, Unilever …

HeySummit

HeySummit est une plateforme qui permet d’organiser des conférences en ligne proposant de multiples fonctionnalités comme :

  • Page web ;
  • Inscription et gestion des participants
  • Promotion et gestion des intervenants
  • Marketing et reporting

La plateforme HeySummit est développée par une société écossaise.

Heysummit - conferences et sommets online - apercu

Prix: à partir de 33 $ par mois (pour une durée minimum d’un trimestre).

HeySummit - prix

BigMarker

BigMarker est une plateforme offrant une suite complète de fonctionnalités pour l’organisation de conférences, de sommets, de webinaires et de formations en ligne. BigMarker est une plateforme développée par une société basée à Chicago.

BigMarket - logiciel de conference en ligne - apercu

Aperçu des fonctionnalités de BigMarker

BigMarker - fonctionnalités

Tarif : à partir de 79 $ par mois

Aperçu de références et clients mentionnés sur le site de BigMarker : Google, PWC, Samsung, Stanford University.

Airmeet

Airmeet se présente comme une plateforme tout-en-un qui permet d’accueillir des événements immersifs et de créer de véritables liens.

Airmeet conferences en ligne et salon interactifs - apercu

Aperçu des fonctionnalités :

Airmeet - fonctionnalités et prix

Prix : Gratuit (jusqu’à 100 participants). A partir de 99 $ par mois (pour plus de 100 participants et plus de fonctionnalités).

vFAIRS

vFAIRS est une plateforme permettant l’organisation de conférences, foires et salons dans un espace virtuel. vFAIRS est une solution développée par une société basée au Canada.

VFAIRS - salon digital - apercu

Aperçu des fonctionnalités de vFAIRS

vFAIRS fonctions

vFAIRS - visuels

Prix : sur demande (non communiqué sur le site web de vFAIRS).

Conclusion : Il ne faut plus hésiter à organiser une conférence en ligne en 2020

Il n’y pas de meilleur moment pour organiser une conférence en ligne. Les plateformes sont nombreuses et elles offrent de multiples fonctionnalités. Les prix de ces solutions restent abordables, surtout si on les compare aux budgets de location de salle de conférence en présentiel.

Quelque soit le but pour lequel vous souhaitez organiser une conférence en ligne, voici une liste dans laquelle vous trouverez le bon logiciel à utiliser en 2020.

N’oubliez pas que les éléments clés du succès demeurent : la qualité de votre programme, de vos intervenants et une bonne organisation.

Si vous avez déjà organisé des conférences et salons, vous pouvez capitaliser sur votre expérience pour réussir votre passage en ligne.

Si vous débutez dans l’organisation de conférences, vous avez tout à gagner et peu à perdre en vous lancer en ligne. Le coût et les risques sont moindres. Donc n’hésitez pas à passer à l’action !


Vous voulez organiser de simples webinaires ou des conférences téléphoniques ? Consultez mon Guide des meilleurs logiciels pour organiser des vidéoconférences et des webinaires (édition 2020).

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Tarik Hennen